Vorige week heb ik een workshop/presentatie verzorgd bij de Belastingdienst, voor het Centrum voor kennis en communicatie. In het verleden heb ik daar 1,5 jaar als gedetacheerde gewerkt om e-Learning te implementeren. Tijdens de workshop ontstond een hele interessante discussie over het gebruik van nieuwe applicaties en de vraag of je dit semi-illegaal mocht gebruiken.
Presentatie over wiki’s
Het is een dankbaar onderwerp om naar wiki’s binnen leersituaties te kijken. Er zijn prachtige voorbeelden van de inzet van wiki’s, o.a. binnen de CIA (zie goed artikel hierover in Time). Het dwingt ook om na te denken over de rol van experts vs de newbies. Er ontstonden aardige discussies tijdens de workshop waarbij 1 vraag mijn interesse wekte.
Nu zelf gebruiken?
Veel deelnemers zagen de mogelijkheden om wiki’s te gebruiken voor interne kennisdeling of om in te zetten binnen leersituaties met cursisten. De vraag kwam wat er moest gebeuren als de IT afdeling pas laat zou kunnen inspringen op dit soort omgevingen. Wiki’s bleken gelukkig al gebruikt te worden. Maar de if-what discussie ging verder en werd interessanter.
Semi-illegaal of geduld hebben?
Wat moet je nu als je als onderwijskundige/trainer/docent/leerbelevingen ontwerper de waarde inziet van een nieuwe applicatie of methodiek en het is NIET mogelijk om die te gebruiken. Vanwege beleid, beveiliging, kosten of nog iets anders. Ga je dan buiten de officiële kanalen om zelf iets inzetten? Bijvoorbeeld een blog bij Google of een wiki bij Wikispaces? Of kies je ervoor om te wachten en alle formele barrières te slechten?
Zelf maak ik veel gebruik van niet officiële omgevingen. Niet alleen gebruik ik mindmapping en dat soort dingen maar ook Dropbox voor het opslaan en synchroniseren van bestanden. Ik betaal daar geld voor omdat ik vind dat het extra waarde heeft binnen mijn werksituatie. De opslag die ik daar heb vind ik niet voldoende handig georganiseerd.
Gevaar
Toch denk ik dat er ook gevaren zijn aan dit soort persoonlijke keuzes, ook al zijn ze belangrijk voor je werk of voor de dingen die je kunt doen met lerenden. Hoe zit het met de back-ups? Hoe zit het met de bescherming van de gegevens? Hoe zit het met de juridische kant t.a.v. privacy van gegevens van lerenden?
Wat doe jij/zou jij doen als je een bepaalde functionaliteit wilt gebruiken die je gratis of betaalbaar kunt gebruiken maar die niet of nog niet door je eigen organisatie wordt gefaciliteerd?
Ha Marcel,
interessant onderwerp, ik herken de problematiek vooral met Google docs waarbij oud-collega’s vaak nog steeds beheerders zijn van een online document met informatie die bedrijfsgevoelig is. Zolang je dit niet kunt beheersen kan het voor sommige bedrijven een groot probleem zijn. Toch denk ik dat ook deze bedrijven er niet omheen kunnen dat veel medewerkers hun eigen tools en technieken zullen gebruiken.
Ha Job,
Aan dat soort dingen had ik nog niet gedacht. Heb ik inderdaad ook al eens meegemaakt: een ex-medewerker had een bedrijfsblog gestart bij Google. Nu was ik ook nog als admin aangemeld maar anders heb je een probleem en kun je niet eens de inhoud migreren.
Hoe moeten bedrijven hier mee omgaan volgens jou?
(1) Dezelfde functionaliteiten (met dezelfde kwaliteit) zelf aan gaan bieden.
(2) Duidelijke regels opstellen in onderling overleg.
(3) Verbieden dat externe apps worden gebruikt.
Ik ben benieuwd!
Marcel
Ha Marcel,
verbieden heeft natuurlijk geen zin, is niet te controleren en beperkt de creativiteit. Ik zou me wel kunnen voorstellen dat je pogingen doet om dezelfde functionaliteit aan te bieden. Ben er wel bang voor dat je dan altijd achter de feiten aan zult lopen want de ontwikkelingen zijn moeilijk bij te houden.
Misschien is optie 2 wel de beste, beetje polderen over web2.0 toepassingen kan geen kwaad.
Btw. bij google docs kan je volgens mij maar 1 persoon aanwijzen als beheerder, dat maakt het al meteen lastiger.
groet!
Job
Ha Job,
Regels opstellen lijkt me ook het beste. Al denk ik wel dat juist de organisaties waarin je uit frustratie zelf alternatieven gaat gebruiken die buiten de deur worden aangeboden, niet tot zinvolle regels zullen komen. Want daar regeert de angst. Het zouden regels moeten zijn om de integriteit van de data te waarborgen. Er zal dan ook moeten worden gekeken naar de gebruiksvoorwaarden van vele web2.0 services. Soms kom je hele maffe bepalingen tegen waarbij het copyright op het materiaal dat je upload helemaal bij de beheerder van de site komt te liggen. Dit zijn wel grote potentiële gevaren.
Moeilijke discussie!
Hartelijke groeten, Marcel
Mooie discussie mannen 🙂 En bovendien erg relevant, veel organisaties maken zich hier zorgen over. Integriteit is denk ik een mooi woord wat hierbij past. Wat betreft de informatie die oud medewerkers meenemen: ik moet altijd heel hard lachen wanneer ik in mijn contract bepalingen zie over het niet meenemen van bedrijfsinformatie. In veel gevallen is dat schijnveiligheid, zeker bij kennisintensieve bedrijven. Wellicht dat we informatie expliciet hebben weten te maken door dat op te schrijven en die documenten zou je achter kunnen laten. De waardevolle kennis zit echter toch in de personen en de netwerken van die personen. De integriteit van die (oud)medewerker is dan toch waar het om draait en is iets waar je inderdaad met elkaar over moet praten: wat betekend al dit gebruik van web2.0 tools nu voor onze organisatie en hoe willen we daarmee omgaan?
Ha Joost,
Hoewel het wel relevant is, vraag ik me af hoeveel organisaties echt iets met de vraag doen. Volgens mij word je rechts en links ingehaald als je het niet snel regelt. En als mensen eenmaal massaal externe oplossingen hebben gevonden dan is het zeer moeilijk om dit weer terug te draaien.
Terechte opmerking over een schijnveiligheid. Daar heb je wel gelijk in.
Tijd dus om wat explicieter te formuleren als organisatie hoe je tegenover deze externe (vaak web2.0) tools staat. Laten we de discussie breder opstarten, of maken we dan alleen maar slapende honden wakker die je liever laat slapen?
Hartelijke groeten, Marcel